13 model dan contoh mesej e -mel ketiadaan

Pilih pilihan Tindak balas automatik yang diaktifkan Dan tentukan tarikh permulaan pengaktifan mesej. Dengan memeriksa Hari terakhir, Tindak balas automatik secara automatik akan menyahaktifkan pada tarikh yang dipilih. Masukkan kekurangan ketiadaan anda dalam kotak yang disediakan untuk tujuan ini. Perhatikan bahawa gmail menawarkan banyak pilihan untuk membentuk teks anda.

Tulis e-mel ketiadaan sebelum dia bercuti

Pejabat anda kemas, fail mendesak anda kerinting, dan juga beg anda. Anda akan bercuti dan semua rakan sekerja anda sedar. Tetapi adakah anda fikir memberi amaran kepada pekerja, pelanggan dan rakan kongsi anda yang lain ?

Sebelum berlepas selama berminggu -minggu, dan untuk menjangkakan salah faham dan kecemasan yang mungkin, sangat dinasihatkan untuk mengaktifkan mesin penjawab automatik (atau pengurus ketiadaan) peti mel anda. Jenama profesionalisme sebenar, formaliti ini tidak boleh diabaikan.

Tetapi bagaimana untuk melakukannya ? Apakah prosedur untuk memprogram e -mel ketiadaan ? Kami menerangkan cara membuat langkah ini di Gmail, Outlook dan Windows 10.

Sediakan mesej yang jelas

Mesej ketiadaan mestilah ringkas dan limpah. Objektifnya jelas: Cegah ketiadaan anda dan nyatakan tarikh pulangan anda. Sekiranya anda terlalu lama, mesej itu kehilangan keberkesanannya dan oleh itu tidak mempunyai minat. Dalam beberapa kes, ia juga mungkin untuk menawarkan butiran hubungan rakan sekerja untuk dihubungi dalam keadaan kecemasan. Walau bagaimanapun, lebih suka e -mel ke nombor telefon: orang yang berkenaan akan kurang terganggu. Sudah tentu, kesilapan ejaan harus dielakkan.

Contoh mesej

Versi dwibahasa

Sekiranya anda bekerja di peringkat antarabangsa, anda mempunyai minat untuk menawarkan versi yang diterjemahkan dari mesej anda.

Merci tuangkan e -mel votre.

Saya keluar dari pejabat dari [tarikh] hingga [tarikh] dan tidak akan mendapat akses ke e-mel saya.

Saya akan menghubungi anda secepat mungkin.

Sekiranya berlaku kecemasan, sila hubungi [xxxx] melalui e -mel [[email protected]].

Sentuhan peribadi

Menjadi jelas dan ringkas tidak bermaksud menjadi apa -apa dan konvensional. Bergantung pada sektor aktiviti dan fungsi anda, dan terutama jika anda berurusan dengan pelanggan, anda boleh memainkan kad kreativiti dan ringan dengan meluncur mengangguk ke produk anda: ” Dalam ketiadaan saya, jangan ragu untuk melihat laman web kami, Helloworklace dan BDM kami. Kita boleh bertukar ketika saya kembali. »»

Perangkap

Jangan tinggalkan nombor telefon anda dalam apa jua keadaan. Walaupun anda bukan pengikut pemotongan semasa bercuti, dan anda berunding dengan e -mel profesional anda dari semasa ke semasa, koresponden anda mesti memahami bahawa mereka tidak sepatutnya menunggu pulangan dari cuti anda.

Cara mengaktifkan mesej ?

E -mel Automatik di Gmail

Untuk mengaktifkan fungsi tindak balas automatik, klik roda berthan di sebelah kanan atas dan pilih Lihat semua pArameter. Di tab Umum, kiri atas, pergi terus ke bahagian balasan automatik (Bahagian terakhir bahagian).

Pilih pilihan Tindak balas automatik yang diaktifkan Dan tentukan tarikh permulaan pengaktifan mesej. Dengan memeriksa Hari terakhir, Tindak balas automatik secara automatik akan menyahaktifkan pada tarikh yang dipilih. Masukkan kekurangan ketiadaan anda dalam kotak yang disediakan untuk tujuan ini. Perhatikan bahawa gmail menawarkan banyak pilihan untuk membentuk teks anda.

Sekiranya anda ingin memberi amaran hanya koresponden yang terdapat dalam buku alamat gmail anda, periksa kotak Hantarkan jawapan hanya kepada orang dalam kenalan saya. Kemudian sahkan dengan memeriksa Simpan perubahan di bahagian bawah halaman. Sekiranya anda belum memeriksa kotak Hari terakhir, Untuk menyahaktifkan mesin penjawab automatik, hanya kembali ke tab dan pilih pilihan Tanggapan automatik dilumpuhkan.

E -mel Automatik di Outlook

Pertama sekali, periksa bahawa anda mempunyai akaun pertukaran. Untuk melakukan ini, cukup buka pandangan, dan periksa mesej itu “Disambungkan ke Microsoft Exchange” muncul di bar negeri anda.

Untuk mengaktifkan fungsi tindak balas automatik, klik tab Fail, kemudian klik pada Respons automatik. Dialog akan dibuka, dan anda hanya perlu memeriksa Hantar respons automatik. Pilihan Masa mula Dan Masa tamat Membolehkan anda membuat mesej automatik anda untukHantar hanya pada masa ini.

Kemudian taipkan mesej anda di tab Dalam organisasi saya, Atau Selain organisasi saya Bergantung pada kenalan yang anda mahu menghantar respons automatik anda. Sahkan dengan mengklik ok.

E -mel Automatik pada Windows 10

Dalam Mel, Klik di bahagian bawah kiri pada ikon roda bertenaga. Dalam tab Tetapan yang berada di sebelah kanan, klik pada Respons automatik. Sekiranya beberapa akaun dikonfigurasikan dalam permohonan, pilih akaun yang menarik minat anda dalam senarai drop -down. Kemudian lulus kursor kedudukan Kurang upaya mempunyai Diaktifkan. Masukkan kekurangan ketiadaan anda dalam kotak yang disediakan untuk tujuan ini.

Dengan memeriksa pilihan Hantarkan jawapan ke kenalan saya sahaja, Anda mengelakkan menghantar mesej automatik ke senarai penyebaran. Apabila anda kembali dari bercuti, untuk menyahaktifkan e -mel ketiadaan anda, ingatlah untuk mengulangi manipulasi yang sama.

Kredit Foto: Studio/Stok Suteren.Adobe.com

• Berkongsi artikel mengenai

Segala -galanya Tentang Pekerja.

Lebih banyak berita mengenai kehidupan pro

• Cuti Bersalin Kehidupan Pro: Cara Mengira Tarikh Mula dan Bila Mengelakkan Majikan Anda ?
• Kehidupan Profesional Bolehkah saya dibuang kerja sekiranya saya terlalu kerap dalam cuti sakit ?
• Kehidupan CPF Pro: Pekerja tidak bertanggungjawab untuk membayar pada tahun 2024
• Pro Life 5 Sebab baik untuk membuat penilaian kemahiran (walaupun tanpa menukar)

Semua tawaran pekerjaan

• Tawaran Kerja oleh Perniagaan
• Tawaran Pekerjaan di setiap bandar
• Tawaran Pekerjaan setiap Syarikat
• Tawaran pekerjaan oleh kata kunci

• Siapakah kita ?
• Kami merekrut
• Akses pelanggan

13 model dan contoh mesej e -mel ketiadaan

Menurut Lifewire, 62.86 % profesional lebih suka menggunakan e -mel untuk berkomunikasi untuk tujuan profesional. Jika kita menambah ini hakikat bahawa seorang eksekutif menghantar purata 40 e -mel profesional setiap hari, jelas kelihatan bahawa e -mel tetap menjadi kaedah komunikasi utama yang digunakan dalam semua jenis syarikat.

Walau bagaimanapun, tidak semestinya pekerja untuk bertindak balas dengan cepat kepada semua e -mel yang mereka terima. Mereka bercuti, mungkin jatuh sakit atau mempunyai komitmen lain yang menghalang mereka daripada memberi respons kepada e -mel mereka. Sekiranya anda tidak dapat menjawab e -mel, penting untuk menubuhkan “mesej ketiadaan dari pejabat” (ooo, di luar pejabat).

Apa mesej ketiadaan ?

Mesej ketiadaan adalah tindak balas automatik yang memberitahu pengirim bahawa anda tidak berada di stesen kerja anda. Ini bermakna anda tidak akan membaca atau membalas e -mel secepat biasa. Ia digunakan untuk memaklumkan pengirim fakta penting berikut:

1. Corak yang anda tidak ada

Corak yang paling biasa adalah:

• Cuti Tahunan/Percutian

• Penyakit

• Latihan Laman Out -Of -of -Site

• Acara profesional (p. Ex. salun atau persidangan)

• Anda bekerja dari tempat lain

2. Apabila pengirim dapat mengharapkan respons

Menyediakan tempoh tindak balas yang realistik adalah penting untuk mewujudkan jangkaan penghantar. Sekiranya anda tidak berunding dengan e -mel anda selama dua minggu, penting untuk menentukannya. Sebaliknya, jika anda berunding dengan e-mel anda tepat pada masanya, beritahu pengirim bahawa respons anda akan mengambil lebih banyak masa daripada biasa.

3. Tempoh ketiadaan anda dan tarikh pulangan anda

Sebagai peraturan, ini adalah tarikh tertentu. Walau bagaimanapun, ini tidak selalu mungkin, terutamanya jika anda berada di cuti sakit. Sekiranya boleh, nyatakan tarikh permulaan ketiadaan anda.

4. Itu

Ia berlaku bahawa permintaan untuk maklumat melalui e -mel adalah mendesak, itulah sebabnya anda mesti selalu menunjukkan butiran hubungan rakan sekerja yang mungkin membantu semasa ketiadaan anda. Walau bagaimanapun, pastikan rakan sekerja anda dimaklumkan terlebih dahulu.

Mata tambahan untuk diingat

Mesej ketiadaan mestilah profesional, tetapi mesra. Dia juga boleh menunjukkan sama ada e -mel akan dipindahkan atau dirujuk oleh rakan sekerja lain. Adalah bijak untuk membaca semula teks mesej anda, kerana kesalahan menaip adalah serupa dengan kekurangan profesionalisme.

Sebaliknya, menjadi sangat berkesan, respons e-mel automatik mesti selalu menggunakan bahasa profesional . Penting untuk diingat bahawa semua orang yang menghantar e -mel kepada anda akan melihatnya. Jenaka, bergerak tidak sesuai atau pelik tidak perlu.

Kami juga mengesyorkan bahawa anda memasukkan tandatangan e -mel korporat dalam mesej ketiadaan anda. Ini akan membolehkan anda membentangkan jenama anda, menunjukkan butiran hubungan anda, memberi anda penampilan yang lebih profesional dan akhirnya menyerlahkan kandungan pemasaran.

Model mesej ketiadaan

Model di bawah boleh digunakan untuk pelbagai keadaan. Hanya menyesuaikannya dengan keperluan khusus anda.

Model mesej ketiadaan untuk bercuti/cuti

Ini adalah contoh yang paling biasa dari pejabat ketiadaan dari pejabat dan ini sering merupakan perkara terakhir yang kita lakukan sebelum bercuti. Tidak perlu memasukkan butiran seperti ke mana anda pergi dan jika anda pergi ke luar negara. Titik yang paling penting ialah anda tidak akan membalas e -mel dalam tempoh ini:

Saya mengucapkan terima kasih atas mesej anda.

Saya kini tidak hadir untuk cuti. Saya akan kembali pada [tarikh] dan saya tidak akan mendapat akses ke e -mel saya semasa ketiadaan saya.

Sekiranya mesej anda mendesak, sila hubungi [nama kenalan] ke alamat atau nombor telefon berikut: [alamat e-mel/nombor telefon] yang akan dapat membantu anda. Jika tidak, saya akan menjawab anda secepat mungkin secepat saya kembali.

Saya sedang bercuti dan saya tidak mempunyai akses ke e -mel saya. Saya akan kembali ke pejabat pada [tarikh].

Semasa ketiadaan saya, sila hubungi [nama] di alamat berikut: [alamat e-mel] Jika e-mel anda memerlukan dirawat dengan segera.

Model mesej untuk cuti sakit

Tidak perlu memberi terlalu terperinci kepada pengirim, tetapi penting untuk menentukan bahawa anda tidak akan tersedia. Sekiranya ini adalah penyakit panjang, anda mungkin tidak dapat menentukan tarikh pengembalian.

Dalam kes ini, pastikan anda memberikan butiran hubungan yang tepat tentang orang yang mengambil alih dalam ketiadaan anda:

Saya kini cuti sakit dan saya tidak akan dapat membalas e -mel.

Kembali ke pejabat dijadualkan untuk [Tarikh Tarikh].

Sila hubungi [Nama] ke alamat dan nombor telefon berikut [alamat e-mel dan nombor telefon] yang akan dengan senang hati dapat membantu anda tanpa adanya.

Model respons lewat

Sekiranya anda tidak dapat membalas e -mel dengan mudah semasa anda bekerja, jelas menunjukkannya dalam kekurangan anda. Ini akan membantu menentukan jangkaan penghantar dari segi tindak balas:

Saya mengucapkan terima kasih atas mesej anda.

Saya kini tidak hadir kerana [alasan]. Saya akan kembali ke pejabat pada [tarikh]. Saya akan berunding dengan e -mel saya dari semasa ke semasa, tetapi saya mungkin tidak dapat menjawab anda dengan segera.

Sekiranya mesej anda mendesak, sila hubungi saya/saya [kolej/pengurus], [nama kenalan] di alamat atau nombor telefon berikut: [alamat e-mel/nombor telefon], yang akan diukur untuk membantu anda. Jika tidak, saya akan membalas e -mel anda semasa saya kembali.

Saya mengucapkan terima kasih atas e -mel anda.

Saya kini mengambil bahagian dalam [acara] [tempat], dari [tarikh] ke [tarikh]. Saya akan mempunyai akses terhad ke e -mel saya, yang bermaksud bahawa saya tidak akan dapat menjawab anda sebentar.

Sekiranya anda perlu menghubungi saya dengan segera, sila hubungi saya ke nombor telefon berikut: [Nombor Telefon].

Saya mengucapkan terima kasih atas e -mel anda.

Saya sedang bergerak untuk mengambil bahagian dalam/dalam [nama acara] di [tempat]. Saya akan membalas e -mel sebaik sahaja saya berpeluang, tetapi kemungkinan jawapan saya akan mengambil sedikit masa.

Sekiranya anda pergi ke/ke [nama acara], jangan ragu untuk berhenti di pendirian kami n ° [nombor pendirian] dan kami boleh membincangkannya secara langsung.

Model ketiadaan untuk cuti

Sekiranya perniagaan anda ditutup kerana percutian umum, kebanyakan rakan sekerja anda, atau bahkan semua, tidak akan berfungsi. Oleh itu, mesej ketiadaan dari pejabat mesti menunjukkan kepada pengirim bahawa mereka tidak seharusnya mengharapkan jawapan sebelum pembukaan semula perniagaan anda.

Kami mengesyorkan bahawa anda tidak terlalu mendesak pada cuti umum dalam jawapan anda, kerana tidak semua pengirim merayakannya, seperti yang ingin Krismas atau Joyeuses Paskah:

Saya mengucapkan terima kasih atas e -mel anda.

Pejabat kami kini ditutup kerana [cuti]. Kami akan kembali pada [tarikh].

Saya akan menjawab anda secepat mungkin secepat saya kembali.

Model tindak balas dalaman sekiranya tidak ada

Tanggapan dalaman boleh menggunakan bahasa yang sedikit lebih tidak formal, tetapi tidak boleh terlalu santai. Ingat bahawa semua pekerja, termasuk ahli pengurusan, akan dapat melihat respons automatik ini jika mereka menghantar e -mel kepada anda:

Saya kini berada di [cuti/cuti/cuti tahunan], tetapi saya akan kembali pada [tarikh].

Sekiranya anda memerlukan bantuan, sila hantarkan e -mel anda terus ke [nama], yang menjaga/saya/saya [kotak kerja/projek penerimaan/projek] semasa ketiadaan saya.

Dalam keadaan kecemasan, anda boleh menghantar saya mesej ke nombor telefon berikut: [Telefon].

Model mesej ketiadaan sekiranya berlaku cuti bersalin

Mengambil cuti bersalin, dan mana -mana cuti ibu bapa, sering melibatkan ketiadaan lebih lama daripada cuti tahunan biasa. Walau bagaimanapun, mesej yang anda gunakan dalam tindak balas automatik ini akan sama:

Saya mengucapkan terima kasih atas e -mel anda. Saya tidak hadir dari pejabat untuk meninggalkan [bersalin/bapa/ibu bapa] dari [tarikh]. Kembali ke pejabat dijadualkan untuk [tarikh].

Saya tidak akan berunding dengan e -mel saya dalam tempoh ini.

Semasa ketiadaan saya, sila hubungi [nama] di alamat atau nombor telefon berikut: [alamat e-mel/nombor telefon] yang akan dapat membantu anda.

Model mesej ketiadaan untuk penjanaan prospek dan promosi kandungan

Seperti tandatangan e -mel, mesej ketiadaan boleh digunakan untuk penjanaan prospek dan mempromosikan kandungan baru. Anda boleh dengan mudah menambah satu atau dua kalimat dengan panggilan untuk tindakan tertentu, contohnya pautan ke percubaan percuma, jemputan untuk mendaftar untuk demonstrasi atau promosi buku elektronik baru atau kertas putih ::

Saya akan mengambil bahagian dalam/dalam [acara] dari [tarikh] ke [tarikh]. Oleh itu, saya tidak akan dapat menjawab anda dengan segera.

Sekiranya mesej anda mendesak, sila hubungi pasukan kami [jabatan/perkhidmatan] ke alamat berikut: [alamat e-mel] yang akan dapat membantu anda.

Jika anda ingin mencuba [produk] baru/baru kami, pergi ke laman web kami dan daftar untuk percubaan percuma [pautan ke URL Percubaan Percuma].

Saya mengucapkan terima kasih atas mesej anda.

Saya kini tidak hadir untuk cuti. Saya akan kembali pada [tarikh] dan saya tidak akan mendapat akses ke e -mel saya semasa ketiadaan saya.

Sekiranya mesej anda mendesak, sila hubungi [nama kenalan] ke alamat atau nombor telefon berikut: [alamat e-mel/nombor telefon] yang akan senang membantu anda. Saya akan menjawab semua e -mel saya yang lain semasa saya kembali.

Walau bagaimanapun, anda berunding dengan kertas putih kami ? Ia menawarkan banyak maklumat berguna mengenai [menunjukkan tema (s) kertas putih]. Anda boleh mengaksesnya di sini: [Pautan ke URL Kertas Putih].

Cara mengkonfigurasi tindak balas automatik di Outlook dan Gmail?

Pandangan

1. Pilih Fail > Tanggapan automatik (ketiadaan, di luar pejabat) .

2. Klik pada Hantar respons automatik.

2. Klik pada jawapan automatik.

3. Pilih Pantai Tarikh di mana anda mahu mesej ketiadaan anda dihantar dan tunjukkan jika anda ingin menghantar versi yang berbeza untuk rakan sekerja dalaman anda dan orang di luar perniagaan anda.

4. Klik pada okey Untuk menyimpan tetapan.

Gmail

1. Pilih Tetapan > Lihat semua parameter.

2. Di tab Umum, tatal hingga balasan automatik.

3. Pilih Tindak balas automatik yang diaktifkan.

4. Sebaik sahaja mesej anda ditulis, anda boleh menentukan tarikh yang anda ingin siarkan dan orang yang anda mahu hantar.

5. Klik pada Simpan perubahan.